பிரதான கணக்கீட்டுப் பேரேடுகள்( Main Accounting Records)

01. காசுப்புத்தகம்
02. வாக்குப் பேரேடு
03. வகையீட்டுப் பதிவுப் பேரேடு
04. பொறுப்பேற்றல் கட்டளைப் புத்தகப் படிவம் பொது 172
05. கடன்கள் அறவீட்டுப் பதிவேடு சிசி 10 உம் ஏனைய பதிவேடுகளும்
06. சில்லறைக் காசேட்டுப் பதிவேடு
07. கட்டுநிதி முற்பணப் பதிவேடு
08. வைப்புக்கள் பதிவேடுகள் படிவம் பொது 69
09. கட்டுநிதி கணக்குப் பேரேடு, முற்பணங்களும் வைப்புக் கணக்குகளும்
10. காசோலைகளும் காசுக் கட்டளைகளுக்குமான பதிவேடுகள் படிவம்
11. காசோலைகளின் அடியிதழ் சேர் பதிவேடுகள்
12. அடியிதழ் சேர் புத்தகங்களின் பதிவேடு
13. கணக்காய்வு ஐயவினாக்கள் பதிவேடு
14. பொருட்கள் இருப்புப் பதிவேடுகள் படிவம் பொது 144
15. ஆளுக்குரிய வேதனாதிகளும், கூலிகளும் பதிவேடு
16. விதவைகள், அனாதைகள் ஓய்வூதியப் பதிவேடு
17. ஊழியர் சேமலாப நிதிப் பதிவேடுகள்
18. நிலையான சொத்துக்கள் பதிவேடு
19. கனரக இயந்திரங்கள் பதிவேடு

காசோலையின் பாதுகாப்பும் காசோலை வங்கியில் இருந்து பெறுதலும்

ஏதாவது வங்கியில் நடைமுறைக் கணக்கொன்று ஆரம்பிக்கப்பட்ட பின் அவ்வங்கி மூலம் அக்கணக்கின் நிமித்தம் காசோலைப் புத்தகங்கள் வழங்கப்படும்.

வங்கியில் இருந்து கிடைக்கும் காசோலைப் புத்தகங்கள் குறிப்பிட்ட ஒரு புத்தகத்தில் பதிந்து பதவிநிலை உத்தியோகத்தர் ஒருவரால் சரிபார்க்கப்பட்டு முதலொப்பம் இடப்படுவதோடு பொறுப்பான நியமிக்கப்பட்ட உத்தியோகத்தர் ஒருவரிடம் பாதுகாப்பாக வைப்பதற்காக வழங்கப்படுதல் வேண்டும். இதற்காக இரும்புப் பெட்டி(Iron Safe) இருப்பின் விரும்பத்தக்கது. காசோலைப் புத்தகங்கள் கிடைத்தவுடன் பற்றுச்சீட்டு அனுப்பமுன் காசோலைப் புத்தகங்களின் இலக்கங்கள் சரியானவையாகவும், காசோலைகள் யாவும் இலக்க ஒழுங்கின்படி உள்ளனவா என்பதையும் தாமே பரீட்சித்துப் பாத்தல் வேண்டும்.

எல்லா காசோலையும்” மாற்ற முடியாது” என குறிக்கப்பட்ட காசோலைப் புத்தகம் வழங்கும்படி வங்கியிடம் கேட்டல் வேண்டும். எல்லாக் காசோலைகளும் குறுக்குக் கோடிட்டு “பெறுபவரின் கணக்குக்கு மட்டும்” என எழுதி பதிவுத் தபாலில் அனுப்புதல் வேண்டும்.

வங்கியில் இருந்து பெறப்படும் காசோலைகள் யாவும் உரிய ஏட்டில் பதிந்து காசோலைகளின் தொகைகள் காசோலைப் புத்தகம் பெற்ற திகதி ஆகியன பதிந்து பின் காசோலை எழுதும் இலிகிதருக்கு வழங்கும் போது உரிய காசோலைப் புத்தக இலக்கத்திற்கு எதிரே கையொப்பம் இடுவதோடு பெறும் திகதியும் குறித்தல் வேண்டும்.

ஒரு கட்டிடத்தில் இருந்து இன்னொரு கட்டிடத்தில் உள்ள உத்தியோகத்தர் ஒருவரின் கையொப்பம் பெறுவதற்காக அனுப்பப்படும் சந்தர்ப்பத்தில் காசோலைப் புத்தகத்தைப் பிரத்தியோகப் பெட்டியொன்றில் இட்டு பூட்டி அனுப்புதல் வேண்டும். பெட்டியின் திறப்பு கையொப்பம் இடுபவர்களிடம் மட்டும் இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ள வேண்டும். 

வங்கிக் கணக்கு சம்பந்தமாக அறிய வேண்டிய மேலதிக விபரங்கள்

எல்லா வரவுகள் சம்பந்தமாகவும், நறுக்குத் துண்டு (பொது 118) ( Paying in Voucher) பெறுவதோடு இது சம்பந்தமாக பற்றுச் சீட்டும் (பொது 172) வழங்குதல் வேண்டும். கிடைக்கும். கிடைக்கும் எல்லா வரவுகளும் G.A.M.83 பதிவேட்டில் பதிவதோடு உடனுக்குடன் அவை வைப்பில் இடுவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ள வேண்டும்.

காசுப் புத்தகம் பேணுதல் - நிதி நடைமுறைகள்

எல்லா வங்கிக் கணக்கின் பொருட்டும் வெவ்வேறு காசுப்புத்தகம் பேணப்படுதல் வேண்டும். வங்கிக் கணக்கு மூலம் செய்யப்படும் சகல வரவுகளும், கொடுப்பனவுகளும் இக்காசுப் புத்தகத்தில் பதிதல் வேண்டும். இது தவிர வேறு காசு நடவடிக்கைகள் இதில் பதியப்படல் கூடாது.

நேரடியாக வங்கியில் வைப்புச் செய்யும் பணம் (நி.பி 383) - நிதி நடைமுறைகள்

பொது மக்களால் நேரடியாக வங்கியில் வைப்பில் இடும் சந்தர்ப்பங்கள் ஏற்படுவதால், அவ்வாறு செய்வதற்கு வகை செய்யும் பொருட்டு “ காசு கட்டும் நறுக்குத் துண்டு” “Paying in Voucher” போதிய அளவு வங்கியில் கொடுத்து வைத்தல் வேண்டும்.

வங்கிக் காசு வைப்புச் செய்ய வருபவர்களிடம் மேற்படி நறுக்குத் துண்டைக் கொடுத்து நிரப்பி எடுக்கும் படியும். வங்கிக் கூற்றைத் திணைக்களத்திற்கு அனுப்பும் போது இப்படிவங்களையும் சேர்த்து அனுப்பும் படியும் வங்கி முகாமையாளருக்கு அறிவுரை வழங்குதல் வேண்டும். இப்படிக் கிடைக்கும் நறுக்குத் துண்டின் பிரகாரம் காசுப் புத்தகத்தில் பதிவுகளை மேற்கொள்வதோடு இது சம்பந்தமாக பற்றுச் சீட்டும் வழங்குதல் வேண்டும்.

வங்கிக் கணக்கொண்றில் காசு வைப்பிலிடல் (நி.பி 382) - நிதி நடைமுறைகள்

திணைக்களத் தலைவருக்குக் கிடைக்கும் பணம், காசோலை, தபால்கட்டளை, மணிஓடர் போன்றவற்றை வங்கியில் இடமுன் திணைக்களத்தில் உள்ள காசோலை, மணிஓடர் புத்தகத்தில் பதிதல் வேண்டும். பின் வங்கியால் வழங்கப்படும் உரிய படிவத்தில் நிரப்பி வைப்புச் செய்தல் வேண்டும். பற்றுச்சீட்டில் வங்கியால் கையொப்பம் இடப்பட்டமையும், வங்கி முத்திரை, திகதி என்பன பொறிக்கப்பட்டுள்ளமையும் அவதானிப்பதோடு அவ்வைப்பு உரிய வங்கிக் கணக்கில் வைப்பில் இடப்படுவதையும் உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளல் வேண்டும். பற்றுச் சீட்டில் ஏதாவது சந்தேகம் எழும் சந்தர்ப்பத்தில் வங்கியிடம் நேரில் விசாரித்து அறிந்து கொள்ளல் வேண்டும்.

வங்கிக் கணக்கு ஆரம்பித்தல் - நிதி நடைமுறைகள்

பிரதான கணக்கு பொறுப்பு உத்தியோகத்தர் ஒருவரால் நிதிப்பிரமாணம் 381 இன் பிரகாரம் பின்வரும் விபரங்களை புதிய வங்கிக் கணக்கு ஒன்றை ஆரம்பிப்பதற்காக திறைசேரிப் பிரதிச் செயலாளருக்கு சமர்ப்பித்தல் வேண்டும்.

1. கணக்கு ஆரம்பிக்கவிருக்கும் வங்கியின் பெயரும் அதன் கிளை 

    அமைந்துள்ள இடமும்

2. கணக்கின் பெயர்

3. அக்கணக்கை செயற்படுத்தும் உத்தியோகத்தர்களின் பெயர், பதவிப்பெயர் 

    போன்ற வேறு விபரங்கள்

குறிப்பிட்ட கணக்கின் பொருட்டு எழுதப்படும் காசோலைக்கு கையொப்பம் இட அனுமதிக்கும் உத்தியோகத்தர் பெயர், பதவிப் பெயர் மற்றும் அவரின் மாதிரிக் கையொப்பம் திறைசேரிப் பிரதம செயலாளரினால் உறுதிப்படுத்தப்பட்டு வங்கிக்கு அனுப்புவதற்காக அனுப்புதல் வேண்டும். மற்றம் வங்கிக் கணக்கிற்கு எழுதப்படும் எல்லா காசோலைகளுக்கும் கெயொப்பம் இட அனுமதி வழங்கப்பட்ட உத்தியோகத்தர்களின் மாதிரிக் கையொப்பம் திணைக்களத் தலைவரால் உறுதிப்படுத்தப்பட்டிருத்தல் வேண்டும். இது தவிர காசோலையில் கையொப்பமிடும் உத்தியோகத்தர்கள் யாவரும் பிணை வைத்தல் வேண்டும்.

உத்தியோகத்தர் ஒருவர் இடமாற்றம் பெற்றுச் செல்லும் சந்தர்ப்பத்தில் மாதிரிக் கையொப்பப் பட்டியலில் மாற்றம் செய்ய வேண்டி ஏற்படும் போது திணைக்களத் தலைவர் அம்மாதிரிக் கையொப்பத்தை உறுதிப்படுத்தி அனுப்புதல் வேண்டும். வேறு சந்தர்ப்பத்தில் புதிய ஒருவரை நியமிக்க வேண்டி ஏற்படின் திறைசேரியின் பிரதிச் செயலாளரின் அனுமதியைப் பெறுதல் வேண்டும்.

திணைக்களத் தலைவர் ஒருவர் இடமாற்றம் பெற்றுச் செல்லும் சந்தர்ப்பத்தில் பிரதான கணக்குப் பொறுப்பு உத்தியோகத்தர் புதிதாக வந்த திணைக்களத் தலைவரின் மாதிரிக் கையொப்பத்தை உறுதிப்படுத்தி அவரின் நியமனக் கடிதத்தின் பிரதியுடன் திறைசேரிப் பிரதிச் செயலாளருக்கு அனுப்புதல் வேண்டும். திறைசேரிப் பிரதிச் செயலாளர் அதை உறுதிப்படுத்தி உரிய வங்கிக்கு அனுப்பி வைப்பார். 

தனிப்பட்ட வங்கிக் கணக்கைப் போன்று இக்கணக்கிற்கும் பணம் வைப்புச் செய்து கணக்கை ஆரம்பிக்க வேண்டிய அவசியமில்லை.